Au Danemark, l’adage populaire « travailler moins pour gagner plus » est devenu réalité. L’entreprise IIH Nordic a instauré la 4-day 30-hour weekday : une semaine de 30 heures, réparties sur 4 jours. L’idée ambitieuse, combinée à une gestion du temps étudiée et une cohésion d’équipe sans cesse renforcée a permis à lIH Nordic d’augmenter sa productivité tout en développant le bien-être de ses collaborateurs. Nommée Great Place to Work en 2017 et 2018 et Europe’s Best Place to Work en 2019, l’entreprise IIH Nordic attire désormais les jeunes talents danois. L’une de leurs bottes secrètes : la technique Pomodoro pour mieux gérer son temps. Comment ça marche ?
La méthode Pomodoro
Pour se réapproprier sa gestion du temps et limiter les effets néfastes sur la concentration engendrés par leur fonctionnement en open space, IIH Nordic a mis en place l’utilisation d’une technique de gestion du temps appelée méthode de Pomodoro. Celle-ci a été développée par l’Italien Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Elle repose sur l’idée que notre cerveau a une durée d’attention limitée et qu’il vaut donc mieux réaliser une tâche importante ou une série de tâches sur de courts intervalles de temps appelés Pomodoro, séparés par de courtes pauses. Pour résumer, on travaille 25 minutes, puis on prend une pause de 5 minutes, et on réitère ce schéma 4 fois avant de faire une plus longue pause de 20 minutes. A noter que durant les cycles de 25 minutes, mails, appels et autres réseaux sociaux sont bloqués informatiquement.
If we want to be successful with a 4 day work week we have to be like an orchestra, let’s do it together!
Pour IIH Nordic, les étapes de planification, de suivi et de visualisation des tâches sont fondamentales pour bien implémenter cette technique. Au cours de la phase de planification, l’employé organise ses tâches par ordre de priorité. Une fois les cycles Pomodoro terminés, ils sont enregistrés, procurant ainsi un sentiment d’accomplissement et fournissant des données brutes d’auto-observation et des objectifs d’amélioration pour l’employé. Programmeurs et développeurs sont nombreux à utiliser cette méthode.
Afficher son indisponibilité
Afin de limiter les distractions alentours, Francesco Cirillo conseillait d’informer la « partie distrayante » (les collègues) que l’on est occupé. IIH Nordic a inventé un système assez ingénieux pour mettre ce conseil en application.
Les employés ont au-dessus de leurs bureaux des petites loupiotes qui s’allument en vert lorsqu’ils sont disponibles et en rouge lorsqu’ils sont en plein « sprint Pomodoro ». Au centre de l’open space se trouve un tableau de bord indiquant si les employés sont en cours de sprint Pomodoro ou non, ce qui leur permet de voir en un coup d’œil si la personne qu’ils souhaitent voir est disponible et d’éviter de déranger leur moment de concentration dans le cas contraire. C’est une véritable culture du respect du temps et de la concentration qui en découle, un peu comme ce qu’on peut observer chez Basecamp avec leurs plages horaires dédiées à l’échange (on vous en parle dans cet article).
We’ve been working 20 000 hours less than we did two years ago and we have increased the profit by 71% and the revenue by 43%
Quels résultats pour IIH Nordic ?
Les collaborateurs de IIH Nordic trouvent plusieurs avantages à cette technique. Simple à comprendre et à appliquer, la méthode Pomodoro ne nécessite aucun logiciel ou matériel spécifique, mis à part un minuteur. Elle procure un gain de concentration conséquent chez les employés et limite la procrastination. Cependant, il existe des limites à son utilisation. IIH Nordic a pu en expérimenter certaines.
En effet, il est assez difficile de rester concentré 25 minutes, cet intervalle ne convenant pas forcément au rythme de chacun. S’accorder une vraie pause de 5 minutes (c’est-à-dire ne rien faire du tout) entre deux cycles n’est pas non plus courant pour la plupart d’entre nous. Enfin, réaliser uniquement une tâche à la fois peut générer une certaine frustration chez les adeptes du multitâche. Si la méthode plaira à certains collaborateurs qui apprécieront de segmenter leurs temps de travail pour doubler leur productivité, d’autres pâtiront de cette régularité de métronome : - par exemple - les équipes créatives auront peut-être plus de difficultés que les équipes techniques à travailler avec cette méthode.
Dès lors, pour que chacun y trouve son compte, IIH Nordic laisse la liberté à ses employés d’utiliser ou non la technique Pomodoro. Si un employé peut passer sa journée en Pomodoro (c’est souvent le cas des codeurs informatiques ne souhaitant pas être perturbés), certains ne l’utilisent que très rarement voire jamais.
L’univers culturel dans lequel cette méthode est appliquée joue également un rôle important dans sa réussite : si la méthode Pomodoro fonctionne très bien au sein de IIH Nordic, elle s’est révélée être un échec cuisant pour l’entreprise néo-zélandaise Jade World, par manque de respect des sessions de chacun.
Si s’inspirer de ses voisins est sans conteste une bonne pratique, faire la part des choses à prendre et à laisser pour façonner son propre modèle de management est indispensable ! A chaque société ses paramètres clés d’efficacité : on teste, on s’adapte, et on corrige pour toujours plus d’agilité et de flexibilité !
