Suppression des réunions : l’antidote contre la réunionite d’Alan

En 2017, la start-up Alan, devenue une des étoiles montantes du monde de l’assurance français, a décidé de supprimer les réunions. Radicalement et totalement.

La solution de rechange a été de tout passer à l’écrit, ce que certains appellent un peu pompeusement « l’échange asynchrone » (formule importante du novlangue de l’entreprise qui impressionnera vos pairs). Jean-Charles s’est inspiré des pratiques de Basecamp dont on vous parle ici, après avoir lu les bouquins du fondateur Jason Fried.

 

Ils ont choisi d’utiliser la plateforme GitHub, et plus précisément la fonctionnalité Issues. Plutôt que d’ouvrir leur agenda Outlook et de programmer une réunion, la personne en charge du sujet (le « owner ») ouvre une Issue. C’est une sorte de chat en ligne, dans lequel le collaborateur tague (il les invite) toute personne qu’il juge pertinente. Dans cet échange, le owner expose sa problématique, donne le contexte, propose une solution, et chacun peut participer à la discussion lorsqu’il en a le temps.

Ces Issues sont ouvertes à tous : des personnes clés peuvent être directement invitées à l’échange, mais tout le monde a accès à l’échange et peut y participer.

 

Comment ça marche exactement ?

Les sujets sont variés : une Issue est essentiellement ouverte pour résoudre un problème, approfondir un sujet, valider une décision… Ce qui couvre finalement à peu près tous les échanges en entreprise !

En revanche, une méthode type a été généralisée. Un canevas d’Issue, toujours le même, est utilisé. Il se décompose comme suit :

• Périmètre de l’échange
• Contexte
• Proposition
• Questions particulières
• Personnes clés taguées
• Echéances

A la fin de ce processus, c’est bien le « owner » qui prend la décision.

 

 

Comment préserver sa concentration et ne pas se laisser envahir par les sollicitations sur GitHub ?

Une règle de conduite communément partagée stipule de ne pas générer de notifications. Cette décision part d’un parti pris : finalement, peu de choses sont réellement urgentes. Après tout, si on accepte le délai qu’il faut pour bloquer un créneau de réunion où l’ensemble des participants sont disponibles, on peut bien attendre que l’ensemble des collaborateurs finissent leurs tâches en cours pour gérer le sujet sur la plateforme. D’ailleurs, puisqu’ils ne sont pas interrompus, ces tâches prennent moins de temps.

Cette absence de notifications permet d’ouvrir les Issues à tout le monde dans l’entreprise, sans spammer.

 

Alors, ça donne quoi un an plus tard ?

En un an, pas moins de 900 issues dans GitHub ont été ouvertes et fermées.

Résultats : au-delà du gain de temps et de coûts (comme le dit si bien Jean-Charles dans le blog de l’entreprise, une réunion d’une heure avec 7 participants représente une journée de travail complète !), la qualité des décisions et échanges d’informations est jugée meilleure.

 

 

D’après Thomas Rolf, ancien employé d’Alan, ce système permet de prendre plus de recul sur chaque décision et d’améliorer la qualité de la réflexion. Il est plus inclusif puisqu’ouvert à tous et pas seulement aux participants d’une réunion, il impose une transparence qui empêche de se sentir exclus ou d’avoir l’impression qu’on nous cache de choses. Autre avantage et pas des moindres : il facilite le travail à distance.

En revanche, le vrai défi avec ce genre de pratique, c’est d’éviter la multiplication des avis et des discussions parallèles bilatérales, et de fermer l’Issue à temps. De plus, cette façon de fonctionner peut être étonnante pour une nouvelle recrue et il faut prendre en compte un temps d’apprentissage pour s’habituer à cet outil.

Bien entendu, tout un tas de réunions sont maintenues : des échanges 1-on-1 et des séances de teambuilding existent bien, et ce de façon régulière, afin d’assurer le suivi du parcours pro de chacun, de nourrir un sentiment d’appartenance, et puis de se marrer un peu de temps en temps quand même. Donc en fait, grâce à ce système, les collaborateurs ne se réunissent que lorsqu’il est bon de se voir et d’échanger à l’oral, et non par défaut, parce qu’on a l’habitude de monter des réunions pour un peu tout et rien.

Cette pratique est très facile à répliquer : il suffit de choisir un outil d’échange à plusieurs, de définir ses propres règles et principes et de communiquer sur la fin des réunions ! Et vous, vous n’auriez pas envie d’essayer ce vaccin contre la réunionite ?

 

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