La mise en place d’une gouvernance partagée chez FlexJob

Au début de l’année 2016, FlexJob voit le jour sous l’impulsion de Jérémie Bataille qui veut construire une organisation où la performance passe par l’autonomie, la responsabilisation et la collaboration entre les collaborateurs. Au quotidien, FlexJob facilite l’émergence de nouvelles pratiques managériales grâce à deux activités. D’un côté, le « LAB » qui développe une activité d’accompagnement des entreprises et de l’autre un cabinet de recrutement pour permettre aux candidats de travailler dans des entreprises ayant adopté de nouvelles manières de travailler, de s’organiser. Trois ans après sa création, l’entreprise compte plus d’une dizaine de collaborateurs. Cette croissance a permis de se poser de nouvelles questions et nous a challengé sur l’explicitation de l’implicite, notamment sur les sujets de la gouvernance. Le pilotage de l’entreprise n’est pas le même selon qu’il y ait 4 ou plus de 10 collaborateurs.

Flexjob : des prises de décision autonomes et responsabilisantes

A PROPOS DE...

Paris, France
11 collaborateurs
Recrutement
flexjob.fr

POUR EN SAVOIR PLUS

• C’est Margaux qui a apporté son témoignage, n’hésitez pas à lui poser vos questions directement sur son profil LinkedIn

Une gouvernance partagée c’est une gouvernance qui permet à chacun d’être acteur du pilotage stratégique et opérationnel de l’organisation. Cela passe notamment par la définition d’un mode décisionnel qui est adapté aux différents niveaux d’enjeux que nous pouvons rencontrer au quotidien. Pour nous, cette démarche a aussi permis d’apporter de la sérénité au collectif en homogénéisant et clarifiant l’implicite de notre fonctionnement. Dernier point et pas des moindres : mettre en place une gouvernance partagée nous permet de tester en interne des manières de faire innovantes et collaboratives.

 

La culture de l’entreprise autogouvernée suppose que les personnes aient les compétences et les processus nécessaires pour régler leurs désaccords avec maturité et élégance.

Claire

 

Une équipe projet transverse au niveau métier s’est mise en place et a travaillé sur le sujet pour ensuite proposer et faire challenger par le collectif une proposition de système de prise de décision au service d’une gouvernance partagée. Après un temps d’expérimentation, voilà le résultat !

 

Les décisions individuelles

Nous avons cerné un certain nombre de sujets pour lesquels un collaborateur prend sa décision en autonomie et de manière responsable pour répondre au mieux, selon elle, à ses besoins.

Les sujets concernés sont les suivants :

• L’ensemble des questions relatives à l’organisation de son temps personnel : télétravail, horaires de travail, déplacements, etc.

• Les problématiques qui engagent un moindre budget (inférieur à 50€ par an ou à une demi-journée de travail par an)

• La gestion des activités opérationnelles courantes (relation commerciale, atelier client, entretiens de recrutement …)

• La gestion de projet à faible enjeu (selon le bon sens de chacun !) : construction et promotion d’une offre, relation client, etc.

 

Le seul impératif est de communiquer autant que possible à l’avance avec les personnes qui sont susceptibles d’être impactées par cette prise de décision. Un exemple du quotidien : Jean, facilitateur, doit se rendre à Paris pour rencontrer des clients et mener un atelier. Il gère la logistique de son déplacement librement. Il bloque la durée de son déplacement dans son agenda partagé et prévient l’équipe via Slack.

 

La prise de décision constitue une formation par l’action. Aucune forme d’enseignement ne peut rivaliser avec cette expérience en temps réel

Sophie

 

La sollicitation d’avis

Nous avons identifié des sujets pour lesquels la mise en place d’un processus de sollicitation d’avis nous paraît davantage pertinente. Parmi ces sujets, on retrouve les questions qui engagent un budget « moyen » (entre 50 et 300€ / an ou 2 jours de travail) ; tout ce qui concerne la gestion de la performance (objectifs, suivi et priorisation) ou de projet à fort enjeu (toujours selon le bon sens de chacun !), mais aussi les questions d’ordre stratégique sur le volet opérationnel. Par exemple, sur l’activité recrutement, 2 collaborateurs ont l’idée de mettre en place un système de cooptation. Ils ont présenté leurs idées à l’ensemble de l’équipe, fait évoluer la proposition initiale et le système est aujourd’hui fonctionnel.

 

Chacun est libre de prendre des décisions, mais doit écouter ce que les autres ont à dire et étudier sérieusement leur avis 

Clément

 

FlexJob a aussi adopté les congés illimités. Ces derniers rentrent dans le cadre de la sollicitation d’avis : nous sollicitons les personnes impactées par notre absence et informons les autres de notre période de congé.

Le processus de sollicitation fonctionne ainsi :

• La personne qui lance la sollicitation va choisir les personnes les plus compétentes et les plus impactées pour répondre à sa sollicitation (plus la décision est importante, plus je sollicite de personnes)

• Pour réaliser la sollicitation, différents modes sont possibles : oral, slack, mail, questionnaire… Pour toute question jugée importante, il est recommandé de formuler sa sollicitation à l’écrit et de laisser du temps aux personnes pour réfléchir et transmettre leur sollicitation à froid

• Transmettre à toutes les personnes impactées ma décision finale, le plus à l’avance possible.

 

Pour éclairer les décisions des membres de l’équipe, l’état financier est communiqué toutes les 3 semaines en collectif.

 

Décision par délégation et majorité à deux tiers

Ces deux systèmes de décision concernent les mêmes typologies de sujet :

• Les questions liées à des budgets importants (supérieur à 300€/an ou + de 2 jours)

• Tout ce qui touche au fonctionnement de l’organisation, au cadre commun : les règles collectives (horaires flexibles, télétravail), conduite de réunion…

• La stratégie de l’entreprise : investissements, croissance (interne, externe), implantation géographique, lancement de nouvelles activités, etc.

• Rémunération et primes : les primes individuelles ont par exemple été supprimées au sein de l’activité recrutement. Nous avons préféré la mise en place d’un système de primes collectives. Ces primes découlent d’objectifs fixés par les personnes concernées et présentées au collectif pour validation

• Recrutement

 

Dans le cas de la majorité aux deux tiers, chaque personne exprime son opinion et un temps d’échange est prévu. La décision est ensuite prise si deux tiers des votes sont en accord avec la décision. Une pondération peut éventuellement être construite pour augmenter le poids des personnes les plus qualifiées pour prendre la décision.

La décision par délégation intervient quand un collaborateur délègue son vote à quelqu’un qui le portera à sa place.

 

Le garde-fou : objection votre honneur !

N’importe quel collaborateur a le pouvoir de bloquer, seul, une décision via un veto. L’objection doit être justifiée en étant assortie d’une contre-proposition. Le veto doit être également communiqué à l’ensemble des collaborateurs. Dans ce cas-là, le processus de décision remonte alors d’un « niveau » : si cela concerne une décision individuelle, on passe à de la sollicitation d’avis ; si c’est de la sollicitation d’avis, on passe à la majorité aux deux tiers.

 

Le consensus est attirant, mais en pratique, il dégénère souvent en tyrannie collective de l’ego (…) et dilue la responsabilité.

Jean

 

Comment ce système est-il vécu de l’intérieur ?

Margaux, qui est arrivée chez Flexjob il y a plus d’un an, témoigne que ce système est vécu comme un subtil équilibre entre les besoins individuels et l’intérêt commun. C’est réellement engageant : la gouvernance partagée responsabilise chaque individu mais également le collectif. Et ce, sur des sujets variés : prise de décision quotidienne mais aussi stratégique, augmentation, chiffres… Engageant mais challengeant car une bonne connaissance de soi est nécessaire. Elle a très vite senti la responsabilité que cela implique, avant d’arriver. Elle s’est sentie valorisée par la transparence de l’information. Pour Margaux, cela lui permet de comprendre pleinement l’impact de ses actions sur la structure. En un an, elle fait donc un bilan positif de cette expérience : elle se sent libre et autonome.

 

Tu te sens entrepreneur de ton entreprise

Margaux, chez FlexJob depuis un an

 

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Faites voyager cette histoire !

Ce qu'on en retient...

• Les processus sont adaptés selon l’enjeu et la portée des décisions. Ces processus ont pour trait commun de favoriser la responsabilisation, l’autonomie et la coopération au sein de notre organisation

• Ces processus ne sont pas figés et nous sommes prêts à les faire évoluer pour les adapter aux différentes étapes organisationnelles que nous pouvons traverser. Même à 11 collaborateurs, le système est pensé dans son ensemble et fait régulièrement l’objet de remises en question, dans le but de l’améliorer. Le fonctionnement de FlexJob est vivant : il évolue en permanence en fonction des différentes étapes de croissance de l’entreprise.

Une pratique rapportée par...

FlexJob Margaux Marrot V2

Margaux et Clément de Flexjob ont rapporté les informations relatives à cet article à Sarah, de l’équipe Humanage. Vous pouvez leur poser toutes vos questions en contactant Margaux par mail : margaux@flexjob.fr

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