Le Lean Coffee : une technique de réunions partagée dans le monde entier

En 2009, à Seattle, Jim Benson et Jeremy Lightsmith décident de créer un groupe de discussion autour des pratiques Lean. Mais l’idée de devoir monter et gérer toute une structure avec un planning, des intervenants, des sujets spécifiques et des listes de participants les rebute. Comment en revenir à l’essentiel sans sacrifier la structure et la qualité des échanges ?

Des réunions Lean où les participants proposent les sujets eux-mêmes et votent

A PROPOS DE...

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POUR EN SAVOIR PLUS

• Vous pourrez trouver d'autres infos sur le site officiel de la pratique

• Et ici, aussi

Ils ont eu une idée très simple : demander aux participants de proposer eux-mêmes les sujets à aborder, puis les faire voter.

Premièrement, la réunion a son propre Kanban, avec 5 colonnes : Ready, Doing, Done, Epiphanies, To do.

Avant de commencer les échanges, le facilitateur demande à chaque participant de remplir le Kanban de la réunion en notant sur des post-its à leur disposition les sujets qu’ils pensent qu’il faudrait aborder lors de ce point. Chacun les explique aux autres membres de la réunion (en une ou deux phrases) et les ajoute progressivement dans la colonne « Ready » des idées de sujets à aborder.

Lorsque toutes les idées ont été présentées, on passe au vote : tout participant a 2 points de vote qu’il peut répartir comme il veut sur les post-its (en ajoutant avec son feutre un point sur le ou les post-it(s) pour lesquels il souhaite voter, par exemple). Le sujet ayant reçu le plus de votes est abordé en premier, et passe ainsi dans la colonne « Doing ».

Le premier sujet est alors évoqué pendant 8 minutes. Lorsque le temps est écoulé, on repasse à un vote, à main levée cette fois, pour déterminer si 8 autres minutes doivent être dédiées à ce sujet, ou si l’on passe au 2ème sujet ayant reçu le plus de votes en début de séance. Si on change de sujet, le premier sujet passe en « Done » et le 2ème sujet le plus populaire passe en « Doing ». Et ainsi de suite !

 

Agendas are so 20th century

Jim Benson, co-créateur du Lean Coffee

 

Il y a deux autres colonnes fort utiles à ce Kanban plutôt classique pour le moment. La colonne « Epiphanies », qui rassemble les idées énoncées lors de la réunion et représente les enseignements et éclairages que les participants ont fait émerger. La colonne « To do », quant à elle, oriente d’ores et déjà vers un plan d’actions. Les idées ne sont pas forcément un objectif en soi : toute réunion n’a pas vocation à être un brainstorming. En revanche, lorsque des idées émergent par accident, il serait dommage de les perdre…

Alors voilà : comme il s’agissait à l’origine de réunions sur du Lean, ils ont gardé le mot Lean, et comme cette première réunion a eu lieu dans un café, ils ont ajouté le mot Coffee. La pratique a donc naturellement pris le nom de Lean Coffee.

Aujourd’hui, dix ans plus tard, des Lean Coffee ont lieu toutes les semaines à Seattle, et d’autres ont été créés dans le monde. Cette pratique se retrouve également parfois dans des équipes au sein de grands groupes, comme BNP Paribas. Elle a l’avantage de ne demander aucune préparation préalable et de faire émerger une possibilité de sujets bien plus large et représentative pour l’ensemble des participants. Désormais, ce n’est plus l’organisateur de la réunion qui décide de l’ordre du jour, mais bien les participants qui déterminent ce qui est le plus essentiel à ce jour, à cette heure. Jim Benson, l’un des concepteurs de cette technique, estime que cela permet d’avoir des participants plus calmes, plus concentrés, avec moins d’interruptions.

 

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Ce qu'on en retient...

• Une pratique étonnamment simple qui permet d’adresser les sujets les plus pertinents pour l’ensemble des participants sans formalisme

Une pratique rapportée par...

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Sarah Spitz est co-fondatrice d'About Work. Elle a traversé les USA en 2017 avec Adèle Boinnot à la rencontre d'entreprises sortant des sentiers battus. Elle travaille aujourd'hui chez ANEO et fait partie de l'équipe Humanage. Parlez-lui d'innovation managériale et de musique rock : sspitz@aneo.fr

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